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• Ouverture de dossier en conformité

Cabinet :

• Assurance responsabilité

  Notre cabinet voit à ce que le public soit en sécurité. Pour cette raison, les conseillers doivent maintenir une assurance responsabilité tant qu'ils sont inscrits auprès de l'Autorité des marchés financiers. Nos exigences minimales varient selon le statut de l'inscrit. Nous voyons à ce que vous soyez bien protégé en cas de litige. Après tout, votre protection, c'est aussi la nôtre.

• Comptes séparés

  Notre cabinet est transparent. Le cabinet et les conseillers partenaires doivent maintenir des comptes séparés et il leur est interdit de s'approprier, pour des fins personnelles, les fonds qui leur sont confiés. Ils doivent constituer un registre relatif au compte séparé. Ils détiennent, au minimum, un compte où les commissions sont versées et un compte personnel. La comptabilité est ainsi des plus saines.

• Formation continue

  Au début de chaque année, un calendrier de formation est remis aux représentants. À ceci s'ajoutent des sessions de formation à nos bureaux avec des formateurs accrédités pour les unités de formation continue. Nous demandons à chacun d'obtenir le double des exigences de l'Autorité des marchés financiers.

• Inscription préalable

  Avant de vous renseigner ou de vous faire une recommandation, notre conseiller doit chercher à avoir une connaissance approfondie de vos besoins. Le conseiller ne peut être relevé de son obligation par le client. Il doit s'abstenir d'inciter une personne de façon pressante ou répétée à recourir à ses services professionnels ou à acquérir un produit.

• Publicité, représentations et sollicitation

  Lors de la première rencontre avec le client, le représentant doit lui remettre une carte professionnelle ou autre document comportant les éléments suivants : son nom, son adresse, son numéro de téléphone, ses titres, les disciplines qu’il exerce, les catégories de disciplines, le nom du cabinet ou de la société à laquelle il est rattaché. Lorsqu'il parle à son client au téléphone, il doit bien s'identifier. Si vous ne voulez plus paraître sur nos listes, faites-nous parvenir un courriel à [email protected]

• Registre de commissions

  Chaque représentant doit tenir un registre des commissions reçues indiquant le nom du client, la date de vente, le capital assuré, le genre de plan vendu, la prime soumise, la commission de base, la bonification, le numéro de la proposition, le numéro du contrat, la date d'émission, la date de livraison ainsi que toute surprime, s’il y a lieu. Il doit également indiquer s'il y a eu partage de commission autorisé, avec les noms des copartageants et les disciplines dans lesquelles ils sont autorisés à agir.

• Responsabilité professionnelle

  Nous tenons à des standards élevés de responsabilité professionnelle et nous nous assurons que le public est bien protégé.

• Supervision

  Des rencontres individuelles obligatoires ont lieu chaque semaine pour discuter des dossiers en cours. Nous nous assurons que le code de déontologie est suivi à la lettre. Le cabinet ne s'arrête toutefois pas là : on voit également à ce que les dirigeants et les employés respectent la loi.

• Divulgation

  Advenant une plainte, elle doit être manuscrite et soumise à l'Autorité des marchés financiers avec preuve de réception dans les 5 jours.

• Protection des renseignements personnels / Dossiers des clients / Formulaires distincts

  La confidentialité doit être assurée à tout égard aux lieux d’activités de nos représentants. Aucun dossier ne doit être laissé sans surveillance dans les bureaux. Des mots de passe sécurisés sont créés pour chacun, pour nos sites Web. Les classeurs doivent être sous verrou. Les dossiers des clients doivent être classés par couleur, soit le beige pour l'assurance vie, le bleu pour les maladies graves, le jaune pour l’invalidité, le rouge pour les soins de longue durée et le vert pour les placements. Les formulaires distincts tels les documents renfermant des renseignements de nature médicale sont protégés.

• Analyse des besoins / renouvellement de police / remplacement de police

  Avant de remplir une proposition d’assurance, notre représentant doit analyser les besoins d’assurance avec le preneur ou l'assuré ainsi que les polices ou contrats existants, leurs caractéristiques, les noms des assureurs qui les ont émis et tout autre élément pertinent comme ses revenus, son bilan financier, le nombre de personnes à sa charge de même que ses obligations personnelles et familiales. Le représentant doit consigner ces renseignements par écrit. Nous ne favorisons pas les remplacements de polices mais le cas échéant, le représentant doit remplir un avis de comparaison et expliquer au client les conséquences d'un tel changement. Il incombe au représentant d’établir que le remplacement est justifié, dans l'intérêt du preneur. Le représentant doit ensuite, dans les 5 jours, faire parvenir les documents pertinents à l'assureur remplacé avec preuve de réception (ex. UPS / ICS jour suivant avec signature) et conserver le tout dans le dossier du client.

• Livres et autres registres comptables

  La responsabilité de tenir les livres et registres incombe d'abord au cabinet.

• Conservation et destruction des livres et registres

  La politique que nous avons adoptée et que nous appliquons est de conserver les informations pour une période de 10 ans. La norme en vigueur dans notre industrie requiert la rétention pour une période de 5 ans.

• Registre des plaintes

  Notre cabinet et nos représentants doivent traiter les plaintes de façon équitable. Notre politique de traitement des plaintes est axée vers les clients. Nous tenons un registre des plaintes et sommes fiers du fait que depuis sa création en 2005, aucune plainte n'y figure à ce jour (début 2010).

• Dossiers / documents conservés / documents utilisés

  Discrétion, secret professionnel. Chaque dossier de client doit contenir une analyse des besoins financiers, une analyse de tolérance aux risques lorsqu'il s'agit d’un produit d’assurance vie universel ou de placements, une copie de l'avis de remplacement s’il y a lieu, une copie de tout envoi avec preuve de signature, toutes les preuves d'envois par télécopieur (fax), un registre des communications avec le client et l'assureur, la proposition d'assurance et l’avis de réception du contrat final.

• Contrat de travail / Clause de non concurrence / Clause de non sollicitation / Relations avec les rattachés / Type d'inscription

  Ceci vise la protection du public et la pratique intègre des activités des représentants peu importe les catégories de disciplines dans lesquelles ils exercent leurs activités. Nous veillons à ce que les employés et mandataires respectent la politique de conformité.

N.B. Il ne faut pas présumer que les rubriques traitées couvrent les dispositions de notre politique de conformité de façon intégrale. La conformité est un domaine vaste et complexe dont les 16 rubriques sélectionnées ne couvrent qu'une infime partie.

Politique de confidentialité

• Le type de renseignements personnels recueillis

  La législation canadienne sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels de façon assez générale comme un renseignement concernant un « individu identifiable » ou comme un renseignement permettant d’identifier un individu. Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir auprès de vous de temps à autre comprennent : votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique, votre adresse de réexpédition, vos préférences en matière d’envoi (telles que « aucun échantillon de parfum », « aucun emballage », etc.), vos directives en matière de livraison et vos préférences de service (telles que « aucune sollicitation »).

• Responsable de la protection des renseignements personnels

  Pour toute question, ou d'avantages d'informations, vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements :
  M. Vincent Morin
  (450) 889-5557
  [email protected]
  461 Chem. de Joliette, Saint-Félix-de-Valois (Québec) J0K 2M0, Canada

• Les motifs de la collecte de vos renseignements personnels

  Nous recueillons vos renseignements personnels aux fins indiquées ci-dessous :
  (a) Afin de fournir le produit, service ou renseignement que vous avez demandé
  Si vous êtes un client, nous utilisons votre nom et votre adresse (adresse postale et/ou adresse de courrier électronique) afin de calculer la simulation d'assurance vie ou assurance hypothécaire, service ou renseignement que vous avez demandé et d’assurer le suivi concernant la police d'assurance le cas échéant.
  (b) Vous envoyer des renseignements
  De temps à autre, nous pouvons vous envoyer de plus amples renseignements concernant le service.
  

• La communication de vos renseignements personnels

  Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux tierces parties suivantes dans les circonstances indiquées ci-dessous :
  (a) Communications aux fournisseurs de services
  Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres sociétés qui fournissent des services en notre nom, y compris des assureurs, des agences générales d'assurance, des vérificateurs, nos concepteurs de logiciels (y compris les concepteurs et les hôtes de sites Web), ainsi que les fournisseurs de services de traitement de données, de gestion de documents et de services de bureau. Nous ne fournirons à ces sociétés que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service demandé et il leur est interdit d’utiliser ces renseignements à toute autre fin.
  (e) Application de la loi et communication en vertu d’une loi
  InfoPrimes peut communiquer vos renseignements personnels à un organisme gouvernemental qui a fait valoir son autorité légitime d’obtenir les renseignements ou lorsque InfoPrimes a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans l’enquête visant une activité illicite, ou encore pour se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme compétent exigeant la présentation des renseignements, ou pour se conformer à la décision d’un tribunal concernant la présentation de dossiers de renseignements. InfoPrimes peut également communiquer vos renseignements personnels à son conseiller juridique. Si vous préférez que nous NE communiquions PAS vos renseignements personnels de la façon décrite ci-dessus aux clauses a) à b), veuillez simplement nous en informer (voir la page « Contactez-nous » ci-dessus).
  

• Le contrôle de vos renseignements personnels
  

  InfoPrimes souhaite que vous soyez en mesure de garder le contrôle sur la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels. En particulier : Vous pouvez avoir le droit de ne pas participer à certaines ou à la totalité des fins déterminées, des utilisations et des communications indiquées aux clauses ci-dessus. Vous avez toujours le choix de nous demander de ne pas utiliser vos nom, adresse, adresse de courrier électronique, etc. et de ne vous fournir que le produit, le service ou les renseignements que vous avez demandés. Veuillez simplement nous en informer (voir la page « Contactez-nous » ci-dessus). Les communications par courriel comprendront toujours l’identification de l’expéditeur ainsi que l’option « Se désabonner . Nous utilisons régulièrement le service « pas d’envoi postal/pas d’appel » de l’Association canadienne du marketing afin de retirer le nom de clients dans le cadre de campagnes de marketing. Comme il a été mentionné ci-dessus, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir nos services si vous retirez votre consentement à l’égard de notre utilisation de vos renseignements personnels.