Le contrôle des couts des absences – l’approche systématique

Le contrôle des couts des absences – l’approche systématique

Nous avons vu dans une chronique précédente que l’absentéisme dans le milieu de travail engendre des coûts directs et indirects énormes pour les entreprises canadiennes et pour la société. En résumé, pendant les années 2000 à 2006 nous avons observé une hausse du taux d’incidence des absences et une tendance à la baisse jusqu’en 2010. Depuis 2010 nous observons une légère hausse. Nous nous attendons que le nombre de jours d’absences augmente dans le futur notamment en raison du vieillissement de la main d’œuvre.

Nombre de jours d’absence – Secteur privé

L’absentéisme dans le milieu de travail engendre des coûts directs et indirects de plus en plus importants. Ainsi, selon une étude publiée par le Conference Board du Canada, les coûts directs  des absences s’élevaient en 2012 à 16,5 milliards de dollars (2,4% de la masse salariale brute).

Le nombre total de jours de travail perdus en 2011 : 9,3 dont 7,7 jours pour des raisons médicales ou d’incapacité et 1,6 jour pour des raisons personnelles.

 La gestion des absences : la prise de conscience et une gestion proactive

De nos jours, l’étude de l’absentéisme suscite de plus en plus d’intérêt et nous croyons que la mise en œuvre d’une politique de suivi et de gestion des absences est l’élément clé du processus de prévention et de contrôle des absences. Une telle stratégie devrait normalement s’appuyer sur quelques éléments essentiels :

• Identifier la source des absences : étude de causalité (maladie, accident, problèmes personnelles, etc.)
• Identifier les paramètres qui ont une incidence sur les absences : les facteurs démographiques (âge, sexe), les facteurs occupationnels, l’état de santé, la satisfaction au travail, l’éducation, etc.
• Analyser la fréquence et la durée et déceler les tendances
• Mesurer le coût des absences (perte en productivité, heures supplémentaires, coûts de formation et remplacement de la main d’ouvre, etc.)
• La mise en place d’une politique de gestion des absences comprenant des mesures de prévention, de contrôle et de suivi

Le tableau suivant[1] résume de façon schématique le mécanisme des absences           

Autant dans les organisations publiques que privées, on retrouve un manque de l’analyse des coûts, du suivi et de gestion de l’absentéisme. Pourtant, c’est à l’avantage des organisations de réduire le taux d’absentéisme afin de minimiser les coûts de la main-d’œuvre et accroitre le niveau de satisfaction des employés.

Selon un sondage de Conference Board du Canada, malgré les implications majeures sur la productivité des entreprises et aux pertes financières importantes, seulement 46% des entreprises font un suivi des absences !

Construire un modèle de calcul et un tableau de bord

Une formule peut être établie pour déterminer un coût total. Le coût total = Nb moyen de jours d’absence par employé x Salaire moyen par jour x Nb d’employés coûts directs + coûts de remplacement + Coûts de formation + Perte en productivité+ Autres frais.

Pour comprendre la dimension des couts liés aux absences nous allons faire un exercice simple : prenons l’exemple d’une entreprise de 300 employés, rémunération moyenne 18$/h, journée de travail de 8h/jour, nombre moyen d’absences 11 jours/année et un taux de remplacement de 75%.

Coûts directs = 300 * (18 * 8) * 11 = 475 200 $/année
Coûts de remplacement = 475 200 * 75% = 356 400 $/année
Total coûts directs = 831 600 $/année

Nous pouvons observer que sans compter les autres coûts, seulement les coûts directs et le coût de remplacement de la main d’œuvre peuvent facilement atteindre plus de 800 000 $ par année. Si nous tenons compte des autres coûts nous devrons probablement constater que les coûts dépassent 1 million de dollars par année ce qui représenterait plus de 6% de la masse salariale !

Pour assurer un suivi de l’absentéisme, l’organisation peut se doter d’un tableau de bord de suivi mensuel de l’absentéisme Ce tableau permet de suivre la durée moyenne des absences (Heures perdues / effectif) et le taux de micro-absentéisme (3 jours et moins) afin de diminuer ce dernier.

En déterminant le taux d’absentéisme, l’organisation peut prendre des mesures efficaces afin de minimiser le risque des pertes financières. Le calcul du taux inclut plusieurs facteurs : les absences (maladies, raisons personnelles, non justifiées où non autorisées, etc.), les retards et départs imprévus, les accidents en dehors du travail, les arrêts de travail (CSST) et les congés supplémentaires.

Si dans l’exemple précédant l’entreprise mettrait en place un programme de gestion des absences et réduirait le nombre de jours d’absence de 11 jours à 9,3 jours alors l’économie annuelle sur les coûts directs et de remplacement serait d’environ 125 000 $. 

Utiliser la modélisation statistique

La gestion de l’absentéisme peut être beaucoup facilitée par des prévisions basées sur des modèles statistiques, comme par exemple la modélisation de l’absentéisme par une régression multiple avec des tests de corrélation et d’indépendance des différents facteurs.

Une fois les valeurs et taux d’absentéisme déterminés, un modèle peut être crée pour en faire la gestion.

Les facteurs déterminants dans la dynamique de l’absentéisme sont l’âge, l’état de santé, le stress, la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et la présence d’un régime d’assurance privé ou d’un syndicat, l’éducation, le statut familial, la saisonnalité des absences, les absences récurrentes, etc.

• À titre d’exemple, l’âge est un facteur important : les jeunes de moins de 20 ans s’absentent en moyenne 5 jours par année et les 55-65 ans 11 jours

Selon le taux d’absentéisme, si jugé inadéquat, il faut évaluer les types d’absences et en déterminer les causes pour trouver les plus coûteuses. Après avoir analysé les résultats, l’organisation doit créer un plan d’action et l’implanter. Cette implantation devrait comprendre en plus des mesures de suivi, de calcul et d’analyse, des procédures de retour au travail, un programme d’aide aux employés, une division de tâches et responsabilités, la communication et la formation des employés.

De cette façon, un plan d’action rigoureux appliqué de façon systématique devrait sans doute réduire le coût l’absentéisme, maintenir un climat sain et un bon moral des troupes, améliorer la productivité et rendre ainsi le programme de gestion de l’absentéisme un investissement rentable.

Par : Marius Balan, B.Sc. Actuariat, CRM
Conseiller, Assurances collectives & Gestion des risques,
Risk and Insurance Management Society
Collaborateur : Paul Ducra, B.Sc. Mathématiques et Statistiques
Analyste actuariel
GIRACO Groupe Solutions
Assurances collectives · Actuariat · Gestion des risques